Cálculo de Vacaciones en Costa Rica (2025): Guía para Empresas, RRHH, Gerencias y Payroll
Por AG Legal · Actualizado 2025
En la operación diaria de una empresa, las vacaciones parecen un tema sencillo… hasta que aparece el primer reclamo:
“Yo trabajo lunes a viernes en jornada acumulativa. ¿Por qué RRHH dice que son 10 días si la ley habla de 2 semanas?”
La mayoría de riesgos no nacen por mala fe: nacen por registro incorrecto, pago mal calculado o fraccionamientos sin documentación. Este artículo está escrito para patronos, RRHH, gerentes y equipos de planilla, con enfoque práctico: qué hacer, cómo registrarlo y cómo pagarlo.
• El mínimo legal es 2 semanas de vacaciones por cada 50 semanas de trabajo continuo.
• El derecho se otorga en semanas (descanso real). RRHH puede registrar en “días laborables” para control interno.
• Equivalencias típicas para registro interno: 6×1 → 12 días laborables; 5×2 (L–V) → 10; 4×3 → 8 (siempre representan 2 semanas).
• El pago se calcula con el promedio de remuneraciones ordinarias y extraordinarias (art. 157).
• Calculadora estándar con resultado + explicación y opción para rebajar vacaciones adelantadas.
Índice
- 1) Regla legal: 2 semanas por 50 semanas
- 2) ¿Por qué RRHH habla de 10/12 días?
- 3) Registro recomendado para empresas
- 4) Cómo calcular el pago de vacaciones (art. 157)
- 5) Otorgamiento, plazo y fraccionamiento
- 6) Proporcionalidad si no cumple 50 semanas
- 7) Calculadora (estructura estándar)
- 8) Checklist RRHH / Gerencias
- 9) Preguntas frecuentes
1) Regla legal: 2 semanas por 50 semanas
En Costa Rica, el derecho mínimo de vacaciones se expresa en semanas: dos semanas por cada cincuenta semanas de labores continuas con el mismo patrono.
Para empresas: el descanso real son dos semanas completas. Que RRHH registre “10 días” o “12 días” normalmente es un mecanismo de control interno (saldos), no una reducción del derecho.
2) ¿Por qué RRHH habla de 10/12 días si la ley dice “2 semanas”?
Históricamente muchas jornadas eran lunes a sábado (6 días laborables) → dos semanas contienen 12 días laborables.
Hoy, muchas empresas operan lunes a viernes (jornada ampliada/acumulativa) → dos semanas contienen 10 días laborables.
Mensaje para gerencia: si el colaborador trabaja L–V, “10 días laborables” NO significa menos vacaciones: significa 2 semanas completas registradas como días laborables.
3) Registro recomendado para empresas (evita reclamos)
Defina una política interna única (y documentada) de saldos. Dos enfoques comunes:
- Registro en días laborables (recomendado para planilla y asistencia).
- Registro en horas (ideal en turnos rotativos/mixtos).
| Jornada | Días laborables / semana | Registro típico por 2 semanas | Descanso real |
|---|---|---|---|
| 6×1 (L–S) | 6 | 12 días laborables | 2 semanas completas |
| 5×2 (L–V) | 5 | 10 días laborables | 2 semanas completas |
| 4×3 | 4 | 8 días laborables | 2 semanas completas |
4) Cómo calcular el pago de vacaciones (art. 157)
El pago de vacaciones debe basarse en el promedio de remuneraciones ordinarias y extraordinarias. En Payroll corporativo, el error más común es ignorar variables salariales (comisiones, horas extra, bonos).
Buena práctica: defina por escrito el promedio a utilizar y conserve soporte (reportes de planilla, historiales).
5) Otorgamiento, plazo y fraccionamiento
- Otorgamiento: el patrono define la época de disfrute procurando no afectar la operación ni el descanso.
- Adelantos: pueden existir por acuerdo y conveniencia, pero deben documentarse (y controlarse en saldos).
- Fraccionamiento: regla general: disfrutar el período sin interrupción. Si se fracciona, que sea excepcional y documentado.
6) Proporcionalidad si no cumple 50 semanas (uso correcto en empresa)
Para control interno (saldos/provisiones), muchas empresas usan este prorrateo operativo:
Prorrateo interno: (semanas trabajadas / 50) × 2 semanas = semanas acumuladas (estimación).
Luego: semanas acumuladas × días laborables/semana = saldo en días laborables (registro RRHH).
7) Calculadora de vacaciones (estructura estándar) – con rebaja por vacaciones adelantadas
8) Checklist RRHH / Gerencias (cumplimiento y control)
- Política escrita de registro (días laborables u horas) y prorrateo interno.
- Separar “descanso legal (semanas)” de “registro de saldos” y de “criterio de pago”.
- Promedios salariales documentados (incluya variables si existen).
- Adelantos documentados (fecha, días, y cómo se rebaja en saldos/pago).
- Auditoría anual de saldos para prevenir contingencias (inspección o reclamos).
Si su empresa requiere soporte operativo (planilla, controles, reportes, administración de vacaciones y cumplimiento), puede apoyarse en: AG BPO Services (Payroll y soporte de RRHH). Ver AG BPO Services
9) Preguntas frecuentes (Empresas / RRHH)
1) Si el colaborador trabaja lunes a viernes, ¿son 10 días o 2 semanas?
Son 2 semanas completas de descanso. RRHH puede registrarlas como 10 días laborables para control interno, pero el derecho no se reduce.
2) ¿Por qué antes se hablaba de 12 días y ahora de 10?
Porque el esquema tradicional era 6 días laborables por semana (L–S). Dos semanas equivalen a 12 días laborables. En jornada L–V equivalen a 10.
3) ¿Cómo conviene registrar vacaciones en empresas con turnos rotativos o 4×3?
En turnos complejos, lo más sólido es registrar en horas o aplicar equivalencias por jornada. Lo importante es asegurar el descanso equivalente de dos semanas.
4) ¿Cómo se calcula el pago si existen comisiones, horas extra o bonos?
Debe usarse un promedio (ordinario + extraordinario) y respaldarlo con reportes internos.
5) ¿Se puede fraccionar vacaciones en muchos “días sueltos”?
La regla general es disfrutar el período sin interrupción. Si se fracciona por necesidad operativa, documente el convenio.
6) ¿La empresa puede prorratear vacaciones si aún no cumple 50 semanas?
Sí, para control interno (provisiones y saldos). Mantenga consistencia y documentación del criterio.
7) ¿Cómo se tratan las vacaciones adelantadas en el cálculo?
Lo recomendable es documentarlas y rebajarlas del saldo/pago futuro. En esta calculadora se rebajan como días pagados adelantados del total proporcional a pagar.
8) ¿Qué evidencia debe conservar RRHH para evitar reclamos o inspecciones?
Política interna, saldos históricos, solicitudes/otorgamientos, soporte del promedio salarial y acuerdos de adelantos/fraccionamientos.