Negocio en Costa Rica. 10 pasos para su Creación.

¿Tiene una idea de negocio? se ha preguntado: ¿como abrir un negocio en Costa Rica? empreder un negocio en cualquier parte del mundo es un desafío, pero Costa Rica ofrece un entorno propicio para desarrollo del comercio. Te ayudaremos resumiendo los pasos, aclarando 10 preguntas esenciales y detallando los aspectos legales de constituir una empresa. Lo primero es: Definir el nombre de la empresa.

Pregunta 1: ¿Cómo escoger y verificar la disponibilidad del nombre para mi negocio?

Antes de lanzar tu negocio, es crucial ser creativo para la invención del nombre de tu empresa ya que no puede ser similar a uno ya existente, por lo que se debe realizar una investigación donde normalmente el Notario Público te ayudará con varios pasos:

1. Revisión en la Sección mercantil del Registro Público: Que el nombre que deseas utilizar para tu empresa no esté siendo utilizado, se revisa la base de datos pública para revisar la disponibilidad Registro de Personas Jurídicas. ¡Puedes indicar 3 opciones creativas, eso facilita mucho el proceso!
2. Revisión en el Registro de Propiedad Intelectual: Que no hayan marcas registradas con el mismo nombre o similar en el Registro de Propiedad Intelectual.

Una vez que ya tenemos el nombre (Denominación Social), es esencial identificar el tipo de empresa que deseas crear, lo que nos lleva a preguntarnos:

Pregunta 2: ¿Qué es mejor la Sociedad Anónima o Sociedad de Responsabilidad Limitada?

¡Registre su empresa!, elegir la estructura, es fundamental, los dos tipos de sociedades más utilizadas en nuestro país son la Sociedad Anónima S.A. y la Sociedad de Responsabilidad Limitada S.R.L., encualquiera de los dos casos, uno de sus requisitos establecidos por ley es contar con al menos dos socios al inicio y su vigencia inicia una vez inscrita la empresa en el Registro de Mercantil.

Te presentamos algunas diferencias entre la Sociedad Anónima y la Sociedad de Responsabilidad Limitada en el artículo desarrollado para este tema Sociedades en Costa Rica

Pregunta 3: ¿Qué es el representante legal de una empresa?

Es aquel miembro de la sociedad al que se le otorgo la facultad de actuar en nombre de la empresa, ejerciendo la representación judicial y extrajudicial. Si el representante legal no se encuentra en Costa Rica es recomendable que la empresa debe tener un apoderado local para mayor facilidad de sus gestiones.

Además, para poder actuar, deberá la empresa estar al día con las obligaciones ante la CCSS y el Ministerio de Hacienda, por ejemplo: el impuesto a personas jurídicas, sino, no podrá obtener certificaciones de personería jurídica, ni permisos municipales y los Bancos y/o demás Instituciones rechazarán los trámites que se presenten.

Pregunta 4: ¿Inscribirse en el Ministerio de Hacienda?

Una vez que se ha registrado en el Registro Mercantil, este le asignará un número de identificación para su emprea, por lo que se debe seguir con el paso de constituirse como contribuyente legal en Costa Rica. Para poder facturar, uno de los pasos más importantes es formalizar la operación mediante el formulario de inscripción al Registro Único de Contribuyente, ahora llamado Registro Único Tributario (RUT) para registrarte como contribuyente ante Tributación Directa.

Toda Persona Jurídica con actividad económica debe inscribirse dentro de los 10 días siguientes a la fecha en que inicie su actividad u operación.

Las Personas Jurídicas Inactivas que no desarrollen actividad lucrativa tienen la obligación de inscribirse dentro de los 10 días hábiles posteriores a su inscripción.

El trámite de inscripción se hace por medio del portal de ATV (Administración Tributaria Virtual).

Pregunta 5: Guía de las obligaciones tributarias en Costa Rica

Una vez que se tiene la empresa como contribuyente legal, esta es la lista de las principales obligaciones tributarias:

1. 01 al 15 de enero: 
   • Declaración del Impuesto solidario para el Fortalecimiento de Programas de Vivienda.
2. 01 de enero al 28 de febrero:
   • Declaración anual resumen de retenciones impuestos únicos y definitivos.
   • Declaración anual resumen de clientes, proveedores y gastos específicos.
3. Primeros 15 días de cada mes:
   • Declaración del Impuesto al Valor Agregado- Sistema Tradicional.
   • Declaración de ganancias y pérdidas de capital.
   • Declaración del Impuesto de Rentas de Capital Inmobiliario.
   • Declaración de retenciones en la fuente por salarios, dietas, dividendos y remesas al exterior
4. 31 de enero:
   •  Impuesto a las personas jurídicas
5. 15 de marzo:
   • Declaración del Impuesto Sobre la Renta.
   • Formulario del impuesto municipal por concepto de Patentes.
6. 31 marzo:
   • Timbre de Educación y Cultura.
7. 30 abril:
   • Declaración Informativa de Personas Jurídicas Inactivas
8. 30 de Junio: 
   • Registro de transparencia de beneficiarios finales
9. Pagos Parciales del Impuesto Sobre la Renta:
   • I pago parcial: 6 meses después al cierre de periodo fiscal.
   • II Pago parcial: El trimestre siguiente al I pago parcial.
   • III Pago parcial: El trimestre siguiente al II pago parcial.

Pregunta 6: Cómo abrir una cuenta bancaria en Costa Rica.

Para abrir una cuenta empresarial, los Bancos en Costa Rica deben cumplir con las medidas anti-lavado, requerir documentos legales y demás, por lo que te compartimos la lista de requisitos para abrir una cuenta bancaria corporativa en Costa Rica:

1. Certificación de Personería Jurídica con vista en el Capital Social: Se obtiene con si ya la empresa está inscrita, por medio de un Notario Público.
2. Identificación del Representante Legal: Se aporta copia de la cédula o pasaporte el Representante Legal que firmará la apertura de cuenta, si éste no está en el país, puede otorgar un Poder Especial o Generalísimo para que un tercero pueda firmar los documentos necesarios.
3. Proyección de Flujo de Caja: Es una certificación emitida por un Contador Público Autorizado sobre la proyección de flujo de dinero que tendrá la cuenta en el próximo año.
4. Certificación de los Estatutos de la Sociedad: Se emite una certificación del acta de constitución de la empresa.

Pregunta 7: ¿Qué permisos se necesitan para abrir un Negocio en Costa Rica?

Si necesita iniciar un negocio en Costa Rica con una oficina o un local comercial, debe seguir los siguientes pasos:

1) Obtener el Uso de Suelo: certificación que emite la Municipalidad donde estará ubicado el local para saber si la actividad es permitida.

2) Obtener el Permiso Sanitario de Funcionamiento: Permiso ante el Ministerio de Salud.

3) Solicitar la Licencia de Patente Comercial Municipal, después de presentar los documentos y cumplir los requisitos legales de los pasos 1 y 2 anteriores, podrá obtener la patente comercial. Dentro de los requisitos por cumplir es que debe estar al día con las obligaciones como patrono ante la CCSS.

Pregunta 8: ¿Debo registrarme en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)?

Como nuevo empresario, debe cumplir con el trámite de inscribirse como empleador ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y reportar mensualmente la planilla para salvaguardar un seguro de salud de sus empleados facilitándoles el acceso a la atención médica oportuna, incapacidades y medicamentos, así como al Seguro de Enfermedad y Maternidad (SEM), y el Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM).

En el sistema costarricense, el patrono hace un aporte y el empleado hace otro aporte, el cual suma un 37,34% del salario.

¿Cuánto es el aporte del patrono a la CCSS?

Es decir, si el empleado tiene un salario bruto mensual de ¢700,000, se le rebaja el 10,67% (¢74,690) de su salario recibiendo entonces ¢625,310 mensualmente; y el patrono aporta 26,67% del salario bruto (¢186,690) por lo que la empresa tendrá que pagarle mensualmente a la CCSS la suma de ambos montos por un total de ¢261,340.

Pregunta 9: ¿Qué es el Seguro de Riesgos de Trabajo?

Es el seguro que ofrece el INS (Instituto Nacional de Seguros) a los patronos para proteger a sus trabajadores ante los accidentes o enfermedades que puedan sufrir a consecuencia de la labor realizada.

Obligatoriamente todo patrono debe contar con este seguro reportando al mismo la planilla vigente de forma mensual, iniciando el día 26 de cada mes y se extiende hasta el cuarto día hábil del mes siguiente.

Pregunta 10: ¿Cómo crear una empresa PYMES en Costa Rica?

Dependiendo el tamaño de tu organización e ingresos puedes aprovechar los beneficios de incluir a tu empresa en el registro del Ministerio de Economía, Industria y comercio (MEIC) como PYME (pequeña y mediana empresa) y así aprovechar los beneficios fiscales y comerciales que ofrece.

Otras preguntas frecuentes:

¿Cuánto tiempo se tarda en registrar una empresa en Costa Rica?

El tiempo necesario para constituir una empresa es prácticamente una semana, pero generalmente su registro empresarial en todas las entidades para comenzar operaciones conlleva unas 8 semanas. La velocidad del proceso dependerá de la disponibilidad de los documentos requeridos y la eficiencia del trámite.

¿Cómo registrar una marca en Costa Rica?

Para registrar una marca en Costa Rica, debes presentar una solicitud ante el Registro Público de la Propiedad Intelectual.

El logo de tu empresa, tu producto, establecimiento o eslogan, se puede inscribir y esto garantizará que tu “marca” esté protegida legalmente ante terceros que quieran copiar tu idea, esto es igual de importante para el comerciante local como para el comercio electrónico ya que tus Redes Sociales y dominio web podrían verse afectados.

¿Puedo crear un negocio en Costa Rica siendo extranjero?

Si puedes crear una empresa siendo extranjero en Costa Rica, con el pasaporte vigente puedes formar una sociedad con alguna otra persona, sea costarricense o extranjero también.

Vale la pena tener una empresa en Costa Rica.

El cómo crear una empresa en Costa Rica puede ser un proceso desafiante pero gratificante ya que se cuenta  con un comercio dinámico gracias al turismo y la cultura costarricense que ayudan a promover su desarrollo.

Recuerda que cada negocio es único, por lo que es fundamental adaptar estos pasos a tus necesidades específicas y asegurarte de cumplir con todas las regulaciones y requisitos legales.

¡Será un gusto ayudarte en tu registro empresarial en Costa Rica! 🚀

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El 20 de diciembre del 2021 el Ministerio de Hacienda emitió un comunicado indicando que a partir del 1° de enero del 2022 estará disponible un formulario simplificado para la declaración del Impuesto sobre la Renta de las sociedades inactivas.

Dicho trámite se realiza virtualmente por medio de la plataforma llamada Administración Tributaria Virtual (ATV), localizable en el sitio web del Ministerio de Hacienda. El documento disponible para la realización de esta declaración es el Formulario D-101 (Declaración Simplificada del Impuesto Sobre la Renta), con el cual se declarará información de los periodos fiscales de los años 2020 y 2021.

El fundamento legal para la presente gestión es lo indicado por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (Ley N°9635) en su artículo 2 inciso a). Esta normativa obliga a todas las personas jurídicas a cumplir con la declaración del Impuesto Sobre la Renta, indistintamente de si realizan actividades lucrativas o no.

Según lo expuesto anteriormente, las sociedades inactivas se van a tomar como contribuyentes de impuestos y esto genera que se les asigne el código 960113, mismo que tiene como fin identificar a las sociedades que no realizan actividades lucrativas en Costa Rica. Ahora estas sociedades no lucrativas, que se deben considerar como contribuyentes, deben cumplir con presentar el mencionado Formulario D-101.

Por sociedades inactivas se entienden aquellas personas jurídicas que no realizan actividades que generan actividad económica a nivel nacional, es decir, no producen utilidades ni tienen ingresos. Estas sociedades únicamente tienen el propósito de ser dueñas de algún activo, ya sea un vehículo, una casa, acciones u otros tipos de bienes.

Previo a realizar esta declaración, las personas interesadas pueden consultar la situación tributaria de las sociedades para saber si las mismas se encuentran en orden. Esta consulta puede hacerse en el sitio oficial del Ministerio de Hacienda, en la sección de Consulta de Situación Tributaria.

Cabe destacar el plazo que brindaron las autoridades tributarias para presentar esta declaración. Según el comunicado brindado por Hacienda, las sociedades inactivas tienen un plazo de dos meses y quince días para cumplir con esta obligación, el cual comenzó a computarse desde el 1° de enero del 2022 y vence el 15 de marzo del presente año.

Finalmente, es importante tomar en cuenta que, para realizar la presente gestión, la información respecto a los representantes legales y el domicilio social de las sociedades inactivas debe encontrarse actualizada. Esto significa que esa información pueda ser verificada por la Administración Tributaria y que la misma sea real y así proceder con presentar la Declaración Simplificada del Impuesto Sobre la Renta para los ya mencionados periodos fiscales de los años 2021 y 2021.

Un aspecto importante a tener en consideración, es si la sociedad cuenta con activos o no inscritos o bien si estos solo se encuentran en sus libros contables. Este es el momento en que la actualización del valor de los activos de la sociedad tiene una alta importancia. Si bien es cierto que la declaración una persona con conocimientos contables básicos puede realizar la declaración, es preferible que siempre sea asistida por un profesional.

Este tipo de declaración no se tiene que confundir con las otras obligaciones tributarias como sería el pago del impuesto de las personas jurídicas, la declaración de bienes inmuebles o bien la declaración del impuesto solidario para el fortalecimiento de programas de vivienda (ISO) y los impuestos municipales; a razón de ejemplo, una persona que tenga una casa de habitación inscrita en una sociedad inactiva, le correspondería cancelar los siguientes impuestos: a) impuestos territoriales. b) impuestos municipales. c) impuestos de las personas jurídicas y d) en caso de que su valor se incluya dentro de los rubros que establece la ley, tendría que cancelar el impuesto solidario para el fortalecimiento de programas de vivienda (ISO).

En caso de que usted tenga una sociedad inactiva ya sea que tenga bienes inscritos o no, no dude en comunicarse con nosotros. Nuestro aliado comercial AG BPO SERVICES, le puede ayudar a realizar la declaración.

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Área de aplicación:

Todas las sociedades mercantiles, las sucursales de las sociedades extranjeras o a su representante y a las empresas individuales de responsabilidad limitada; tanto a las que ya se encuentran inscritas como a las que en adelante se inscriban en el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional.

Pago:

El periodo fiscal está comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de ese mismo año.

Para las entidades que ya están inscritas el impuesto se genera el primero de enero de cada año y el pago debe realizarle dentro de los primeros 30 días naturales siguientes al primero de enero de cada año.

En cuanto a las entidades que se constituyan en el transcurso del periodo fiscal deben realizar el pago dentro de los primeros treinta días naturales siguientes a la presentación de la escritura de constitución ante el Registro Nacional. La tarifa que debe pagarse debe ser proporcional al tiempo restante entre la fecha de presentación de la escritura y el final del periodo fiscal. No es aplicable el descuento previsto en la Ley de Aranceles del Registro Público.

El impuesto se paga mediante los medios, formas y condiciones establecidos al efecto por la Dirección General de Tributación.

Tarifas:

La ley enumera cuatro supuestos bajo los cuales se establece la tarifa que se debe pagar:

a) Las entidades que estén inscritas en el Registro de Personas Jurídicas, que a su vez no estén inscritas en el Registro Único Tributario en la Dirección General de Tributación deben pagar un monto equivalente al 15% de un salario base mensual según el artículo 2 de la Ley N°7337 (Oficinista 1).

b) Las contribuyentes al impuesto de las utilidades que hayan declarado un ingreso bruto menor a ciento veinte salarios base con respecto al impuesto de renta en el periodo anterior, deben pagar un monto equivalente al 25% de un salario base mensual.

c) Las contribuyentes al impuesto de las utilidades que hayan declarado un ingreso bruto entre ciento veinte salarios base y doscientos ochenta salarios base con respecto al impuesto de renta en el periodo anterior, deben pagar un monto equivalente al 30% de un salario base mensual.

d) Las contribuyentes al impuesto de las utilidades que hayan declarado un ingreso bruto igual o superior a doscientos ochenta salarios base con respecto al impuesto de renta en el periodo anterior, deben pagar un monto equivalente al 50% de un salario base mensual.

Los representantes legales de estas entidades son solidariamente responsables por el no pago del impuesto establecido en la Ley.

Sanciones:

En caso de incumplimiento aplica el Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

El Registro Nacional no podrá emitir certificaciones, ni inscribir ningún documento a favor de los contribuyentes que no se encuentren al día con el pago de este impuesto. En el caso de los notarios públicos si emiten certificaciones para contribuyentes morosos deben consignar está condición en el documento respectivo.

Los contribuyentes morosos no pueden contratar con el Estado o ninguna otra institución pública.

Las deudas derivadas de este impuesto constituirán hipoteca legal preferente o prenda preferente respectivamente.

El no pago del impuesto por tres periodos consecutivos es causal de disolución. La Dirección General de Tributación envía al Registro Nacional un informe de los contribuyentes que no pagan el impuesto para que se proceda con la cancelación de la inscripción y anotación de bienes.

Deducibilidad, Compensación y Exoneración:

Este impuesto no es considerado como un gasto deducible sobre el impuesto de la renta. Tampoco es aplicable la compensación con otro impuesto.

Están exonerados del pago de este impuesto, los contribuyentes que realicen actividades productivas de carácter permanente que estén clasificadas como micro y pequeñas empresas inscritas en el registro del Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC). Los pequeños y medianos productores agropecuarios inscritos como tales en el registro del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), también están exonerados del pago de este impuesto. En ambos casos el contribuyente debe estar inscrito ante la Dirección General de Tributación, del Ministerio de Hacienda.

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