Correo Electrónico de Sociedades en Costa Rica: Plazo 2027

Correo Electrónico de Sociedades en Costa Rica: Nuevo Plazo 2027, Ley 10.962 y Directriz DPJ-002-2026

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El plazo para inscribir el correo electrónico de sociedades en Costa Rica cambió. La Directriz DPJ-002-2026 del Registro Nacional amplió la fecha límite al 3 de diciembre de 2027. A partir del 4 de diciembre de 2027, el Registro rechazará cualquier documento de una sociedad que no lo tenga. Esta guía explica todo lo que cambió, qué documentos necesita y qué debe hacer su empresa ahora — incluyendo el nuevo Sistema ACE, que desde el 20 de setiembre de 2026 permite hacer el trámite en línea, sin notario y sin costo.

Qué cambió: Directriz DPJ-002-2026

El 24 de agosto de 2026, el Registro de Personas Jurídicas publicó en La Gaceta N° 159 la Directriz DPJ-002-2026, firmada por su Director, Msc. Jorge Enrique Alvarado Valverde. Esta directriz deja sin efecto tanto la DPJ-001-2026 (que había fijado el 5 de setiembre de 2026 como plazo) como la DPJ-002-2025, y establece un nuevo marco operativo completo para la aplicación registral de las Leyes N° 10.597 y N° 10.962.

El cambio más relevante es el plazo: las sociedades mercantiles que no tengan correo electrónico inscrito ahora tienen hasta el 3 de diciembre de 2027 para regularizarlo. Pero la directriz va mucho más allá del plazo — define documentos idóneos, reglas sobre edictos, exenciones tributarias, tratamiento del agente residente y el marco para la declaración jurada electrónica. A eso se suma que el 20 de setiembre de 2026 el Registro Nacional habilitó el Sistema ACE, la plataforma de autogestión que hace efectiva esa vía en línea.

Nuevo plazo: 3 de diciembre de 2027

La Directriz DPJ-002-2026 lo dice con claridad: las sociedades mercantiles sin correo electrónico tienen plazo hasta el 3 de diciembre de 2027 para registrarlo. A partir del 4 de diciembre de 2027, el Registro de Personas Jurídicas no inscribirá ningún documento relativo a una sociedad que no cuente con correo electrónico registrado — consignará el defecto correspondiente.

La directriz aclara expresamente que la fecha del 31 de diciembre de 2026, que establecía el Transitorio I de la Ley 10.597 (reformado por la Ley 10.962), queda superada por el plazo mayor y más beneficioso que establecen los transitorios nuevos de la Ley 10.962.

Origen de la obligación: Ley N° 10.597

Todo comenzó con la Ley N° 10.597, que reformó el artículo 18, inciso 10 del Código de Comercio para obligar a las sociedades mercantiles a inscribir un correo electrónico como medio oficial de notificación judicial y administrativa. Para sociedades nuevas, el correo debe incluirse desde la escritura constitutiva. Para sociedades ya existentes, debe incorporarse mediante el trámite registral correspondiente.

La misma ley derogó la figura del agente residente (artículo 4 de la Ley 10.597 derogó el inciso 13 del artículo 18 del Código de Comercio), trasladando esa función de contacto al correo electrónico oficial.

En principio parecía un cambio sencillo, pero en la práctica surgieron dificultades para sociedades con representantes fuera del país, estructuras extranjeras o personas sin firma digital costarricense — lo que motivó tanto la reforma legislativa posterior como las sucesivas directrices del Registro.

Ley N° 10.962: lo que era el Proyecto 25.094

Lo que durante meses se conoció como el Proyecto de Ley N° 25.094 ahora es la Ley N° 10.962, publicada en La Gaceta N° 101, Alcance N° 69, del 3 de junio de 2026. Su nombre oficial es: “Modificación de la Ley N° 3284, Código de Comercio y de la Ley 10.597, para garantizar el registro gratuito y expedito del correo electrónico societario”.

La Ley 10.962 resolvió el principal problema práctico: que el registro del correo no debería convertirse en un trámite caro o innecesariamente complejo. Permite que la inclusión o modificación del correo pueda realizarse mediante una declaración jurada del representante legal con firma digital certificada costarricense, sin escritura pública ni protocolización. Esa vía se materializó el 20 de setiembre de 2026 con la habilitación del Sistema ACE por parte del Registro Nacional.

Documentos idóneos para el trámite

La Directriz DPJ-002-2026 define qué documentos acepta el Registro para inscribir el correo electrónico. A partir del 20 de setiembre de 2026, hay tres vías disponibles:

• Declaración jurada electrónica vía Sistema ACE — disponible desde el 20 de setiembre de 2026 en rnpdigital.com. Solo puede usarla el representante legal inscrito y vigente que cuente con firma digital certificada. La Ley N° 10.962 no faculta a los apoderados a realizar el trámite por esta vía. No requiere notario ni publicación de edicto en La Gaceta.
• Escritura pública ante Notario, como instrumento público de validez y eficacia (artículos 1, 6, 34, 39, 40, 87 y 124 del Código Notarial, Ley 7764). Pueden comparecer el representante legal o un apoderado con facultades suficientes. Requiere publicación de edicto en La Gaceta.
• Protocolización de acta de Asamblea o reunión de socios, como reforma al pacto constitutivo de la sociedad (artículos 105 y 107 del Código Notarial; 94, 152 y 156 del Código de Comercio). Pueden comparecer el representante legal o un apoderado con facultades suficientes. Requiere publicación de edicto en La Gaceta.

Sistema ACE: trámite en línea disponible desde el 20 de setiembre

El Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos (ACE) fue habilitado por el Registro Nacional el 20 de setiembre de 2026, mediante el acuerdo J286-2026 de la Junta Administrativa y la circular DGL-003-2026 de la Dirección General. Está disponible en rnpdigital.com/ace, los 365 días del año, las 24 horas.

¿Quién puede usar el Sistema ACE?

Únicamente el representante legal inscrito y vigente de la sociedad que cuente con firma digital certificada vigente para personas físicas, independientemente de si su actuación es conjunta o separada. La Ley N° 10.962 no faculta a los apoderados a realizar el trámite por esta vía — si el trámite lo necesita un apoderado, debe hacerse por escritura pública o protocolización.

Requisitos técnicos previos

El sistema no opera únicamente en el navegador. Antes de ingresar, el equipo debe tener instalados:

• Java 8
• Firmador y controladores del Soporte de Firma Digital del MICITT — descargables en soportefirmadigital.com
• Adobe Acrobat Reader DC — recomendado para firmar la declaración jurada en PDF

El sistema utiliza el Agente GAUDI para el proceso de firma. Si la ventana emergente de GAUDI no aparece al autenticarse, la combinación Ctrl + Alt + S la activa manualmente.

¿Cómo funciona el trámite paso a paso?

El representante selecciona su tipo de cédula (Cédula de Identidad, DIMEX o DIDI), ingresa su número de identificación y se autentica con la firma digital. El sistema despliega automáticamente todas las sociedades mercantiles en las que figura como representante legal vigente. El trámite se realiza de forma individual por cada sociedad, sin límite de solicitudes.

Una vez seleccionada la sociedad, el representante transcribe el correo electrónico directamente — sin intervención ni calificación del Registrador. El sistema genera automáticamente la declaración jurada electrónica, que se firma digitalmente. Al finalizarla, el asiento registral de la sociedad se actualiza de manera inmediata y el correo queda visible en la publicidad registral.

Comprobante y declaración jurada

Al completar el trámite, el sistema genera un comprobante con el tomo y asiento. Este comprobante solo puede descargarse mientras la sesión esté abierta — una vez cerrada, no puede recuperarse. La declaración jurada, en cambio, puede descargarse por un plazo de 7 días naturales posteriores a la inscripción; vencido ese plazo, puede obtenerse con el tomo y asiento por los medios digitales o presenciales del Registro Nacional.

Publicación de edictos

La directriz distingue dos escenarios respecto a la publicación de edictos en La Gaceta:

• Escritura pública o protocolización: sí requieren publicación del edicto, por tratarse de una modificación al pacto social (artículos 19 del Código de Comercio y 92 del Reglamento del Registro de Personas Jurídicas). Basta con que el edicto se encuentre en trámite de publicación.
• Declaración jurada vía Sistema ACE: no requiere publicación de edicto, según los transitorios nuevos de la Ley 10.962.

Exenciones tributarias hasta diciembre 2027

Las solicitudes de inclusión o modificación del correo electrónico están exentas del pago de timbres y derechos registrales, impuestos o cargas, siempre y cuando el correo sea el único acto rogado en el documento. Las exenciones vencen el 3 de diciembre de 2027.

Si en la misma protocolización se incluyen otras reformas (por ejemplo, cambio de domicilio físico de la sociedad), se deberán cancelar los tributos correspondientes a esas reformas adicionales. A partir del 4 de diciembre de 2027, todas las solicitudes relacionadas con el correo deberán cancelar los rubros tributarios ordinarios (Arancel del Registro Nacional, Timbre del Colegio de Abogados, Timbre Archivo Nacional y Timbre de Educación y Cultura).

Agente residente: figura derogada

La Directriz DPJ-002-2026 confirma lo que ya establecía la Ley 10.597: la figura del agente residente fue derogada. Desde el 4 de junio de 2025, consignar un agente residente en documentos nuevos genera un defecto registral.

Para las sociedades que ya tenían agente residente inscrito, la directriz establece que la exclusión de esa figura de la publicidad registral puede solicitarse, pero no se aplica de oficio por el Registrador. Si se quiere excluir al agente residente junto con la inclusión del correo en la misma protocolización, se deberán cancelar ciertos rubros tributarios adicionales (Arancel del Registro Nacional, Timbre del Colegio de Abogados y Timbre Archivo Nacional). Sin embargo, la exclusión del agente no está sujeta al Timbre de Educación y Cultura, al no constituir un derecho o situación jurídica a favor de la sociedad.

Representantes sin firma digital costarricense

Este punto sigue siendo especialmente relevante para sociedades costarricenses usadas por grupos extranjeros. El Sistema ACE solo está disponible para el representante legal con firma digital certificada costarricense vigente — y la Ley N° 10.962 expresamente excluye a los apoderados de esa vía. Si el representante legal no tiene firma digital, o si quien quiere gestionar el trámite es un apoderado, la vía es necesariamente notarial:

1. Comparecencia directa del representante legal ante Notario Público costarricense.
2. Otorgamiento de un poder suficiente para que un apoderado comparezca ante Notario.
3. Otorgamiento de poder para celebrar un acta de asamblea documentada correctamente.
4. Protocolización del acta en los libros legales de la sociedad para su inscripción.

La directriz también aborda el caso de sucursales de sociedades extranjeras y poderes extranjeros (artículos 226 y 232 del Código de Comercio): cuando los apoderados no tengan domicilio en Costa Rica, deben igualmente cumplir con la obligación de registrar el correo electrónico. Lo mismo aplica para asociaciones residentes en el extranjero que actúen en Costa Rica al amparo del artículo 16 de la Ley de Asociaciones N° 218.

¿A qué sociedades aplica la obligación?

La Directriz DPJ-002-2026 aclara que la obligación de inscribir el correo electrónico aplica exclusivamente a sociedades mercantiles:

• Sociedad en nombre colectivo
• Sociedad en comandita simple
• Sociedad de responsabilidad limitada (SRL)
• Sociedad anónima (SA)

No aplica a: sociedades civiles, empresas individuales de responsabilidad limitada (EIRL), asociaciones civiles de la Ley N° 218 ni fundaciones de la Ley N° 5338. Si se presenta un documento de correo electrónico para estas figuras, el Registro cancelará el asiento de presentación o indicará el defecto.

Qué deben hacer las sociedades ahora

El plazo es amplio, pero eso no significa que convenga esperar. La sociedad debe revisar su situación registral y prepararse con tiempo, especialmente si tiene representantes en el extranjero o pendientes registrales adicionales.

Fuentes oficiales

• Registro Nacional de Costa Rica
• La Gaceta — Imprenta Nacional (Directriz DPJ-002-2026: Gaceta N° 159, 24 de agosto de 2026) — descargar PDF
• Ley N° 10.597 — SCIJ
• Asamblea Legislativa de Costa Rica

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Preguntas Frecuentes

¿Cuál es el nuevo plazo para inscribir el correo electrónico de una sociedad mercantil?

El 3 de diciembre de 2027, según la Directriz DPJ-002-2026 del Registro de Personas Jurídicas. A partir del 4 de diciembre de 2027, el Registro rechazará documentos de sociedades sin correo inscrito.

¿Qué pasó con el plazo del 5 de setiembre de 2026?

Quedó sin efecto. La Directriz DPJ-002-2026, publicada el 24 de agosto de 2026, dejó sin efecto la Directriz DPJ-001-2026 que había fijado esa fecha.

¿Ya puedo inscribir el correo con declaración jurada y firma digital?

Sí. El Sistema ACE está disponible desde el 20 de setiembre de 2026, las 24 horas, en rnpdigital.com/ace. Solo puede usarlo el representante legal inscrito y vigente con firma digital certificada costarricense — los apoderados no están facultados por la Ley N° 10.962 para usar esta vía. Requiere Java 8, el firmador del MICITT y Adobe Acrobat Reader DC instalados en el equipo.

¿Los apoderados pueden usar el Sistema ACE?

No. La Ley N° 10.962 no faculta a los apoderados de las sociedades mercantiles a realizar el trámite por el Sistema ACE. Si quien gestiona el trámite es un apoderado, debe hacerse por escritura pública o protocolización de acta ante Notario.

¿Qué pasa si cometo un error en el correo que inscribí por el Sistema ACE?

El Registrador no interviene ni corrige el correo — la transcripción es responsabilidad exclusiva del representante legal. Si hay un error, se corrige presentando una nueva solicitud en el Sistema ACE, cuantas veces sea necesario.

¿La obligación aplica a todas las sociedades?

Solo a sociedades mercantiles: sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad en nombre colectivo y sociedad en comandita simple. No aplica a sociedades civiles, EIRL, asociaciones civiles ni fundaciones.

¿El trámite tiene costo?

Si el correo electrónico es el único acto rogado en el documento, el trámite está exento de timbres y derechos registrales hasta el 3 de diciembre de 2027. Si se incluyen otras reformas en la misma protocolización, se deben cancelar los tributos correspondientes a esas reformas adicionales.

¿Necesito publicar un edicto en La Gaceta?

Depende de la vía elegida. Si usa el Sistema ACE (declaración jurada electrónica), no necesita edicto. Si usa escritura pública o protocolización de acta, sí debe publicarlo — basta con que se encuentre en trámite de publicación.

¿Qué pasó con el agente residente?

La figura fue derogada por la Ley 10.597. Desde el 4 de junio de 2025, consignar un agente residente en documentos nuevos genera un defecto registral. La exclusión del agente ya inscrito puede solicitarse, pero no se aplica de oficio.

¿Qué pasa si el representante legal es extranjero o no tiene firma digital costarricense?

No puede usar el Sistema ACE. El trámite debe realizarse por escritura pública o protocolización de acta. Nótese que tampoco puede delegarse el ACE a un apoderado — la Ley N° 10.962 reserva esa vía exclusivamente al representante legal inscrito y vigente.

¿Qué es la Ley 10.962?

Es lo que antes se conocía como el Proyecto de Ley N° 25.094. Fue publicada en La Gaceta N° 101, Alcance N° 69, del 3 de junio de 2026. Modifica la Ley 10.597 y el Código de Comercio para garantizar el registro gratuito y expedito del correo electrónico societario, y es la base legal del Sistema ACE.

¿Qué otras obligaciones debe tener al día la sociedad?

La Directriz DPJ-002-2026 recuerda que las sociedades deben estar al día con el Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley 9428), el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (Ley 9416), y en su caso, con la CCSS (Ley 17) y la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (Ley 5662).

¿Cómo puedo saber si mi sociedad ya tiene correo electrónico inscrito?

Debe revisarse la personería jurídica actualizada o el estado registral de la sociedad ante el Registro Nacional.

¿AG Legal puede encargarse del trámite completo?

Sí. AG Legal puede revisar la sociedad, preparar la documentación correspondiente, coordinar la vía notarial cuando sea necesaria y dar seguimiento hasta la inscripción del correo electrónico.

Nuestro servicio:

AG Legal asesora sociedades costarricenses, grupos internacionales y representantes legales extranjeros en la inscripción y actualización del correo electrónico societario. Nuestro equipo puede encargarse de la revisión registral, confirmación de personería, preparación de poderes, actas, protocolizaciones y presentación del trámite completo ante el Registro Nacional.

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Este artículo tiene fines informativos y no sustituye la asesoría legal individualizada. Las leyes, directrices registrales y su interpretación pueden cambiar; consulte siempre con un abogado antes de tomar decisiones basadas en este contenido.