Correo Electrónico de Sociedades en Costa Rica: Nuevo Plazo, Proyecto 25.094 y Qué Deben Hacer las Empresas
La obligación de registrar un correo electrónico oficial para sociedades mercantiles sigue vigente. Lo que cambió en 2026 es el plazo, el trámite propuesto por el Proyecto 25.094 y la forma en que deben prepararse las sociedades, especialmente cuando tienen representantes legales extranjeros.
Resumen ejecutivo
Primero: la Ley N.° 10.597 obligó a las sociedades mercantiles a registrar un correo electrónico oficial para notificaciones.
Luego: el plazo original para sociedades ya inscritas vencía el 4 de junio de 2026.
Después: la Directriz DPJ-001-2026 prorrogó el efecto registral al 5 de setiembre de 2026.
Ahora: el Proyecto de Ley N.° 25.094 aprobado busca simplificar el trámite y permitir declaración jurada con firma digital certificada costarricense.
Punto clave: si el representante legal no tiene firma digital costarricense, normalmente deberá utilizar una vía notarial, otorgar un poder o documentar un acta de asamblea protocolizada para que un tercero gestione el trámite.
Lo importante sobre el correo electrónico de sociedades en Costa Rica es entender sus actualizaciones e historia en orden: primero nació la obligación, luego vino la prórroga del Registro Nacional y ahora el Proyecto 25.094 busca simplificar el trámite.
La conclusión práctica es sencilla: las sociedades deben prepararse. Aunque el proyecto aprobado puede facilitar el proceso, mientras se publica la ley y el Registro Nacional emite lineamientos operativos, el plazo de la Directriz DPJ-001-2026 sigue siendo la referencia práctica vigente.
Autor: Gonzalo Gutierrez Acevedo · Publicado: 30 de mayo de 2025 · Última actualización: 4 de junio de 2026
Contenido
- Origen de la obligación: Ley N.° 10.597
- Por qué se eliminó el agente residente
- Plazo original: 4 de junio de 2026
- Prórroga del Registro Nacional: 5 de setiembre de 2026
- Proyecto 25.094: trámite gratuito y expedito
- Transitorios confusos: 31 de diciembre, seis meses y un año adicional
- Representantes sin firma digital costarricense
- Qué deben hacer las sociedades ahora
- Fuentes y enlaces útiles
- Preguntas frecuentes
- Cómo puede ayudar AG Legal
1. Origen de la Obligación: Ley N.° 10.597
La Ley N.° 10.597 introdujo la obligación de que las sociedades mercantiles inscriban un correo electrónico como medio oficial para recibir notificaciones judiciales y administrativas.
Para sociedades nuevas, el correo debe incluirse desde la constitución. Para sociedades ya existentes, el correo debe incorporarse mediante el trámite registral correspondiente. Este proceso cambiará cuando se publique oficialmente la ley derivada del Proyecto 25.094 y el Registro Nacional emita la nueva directriz o lineamientos operativos aplicables.
El objetivo era modernizar el sistema de notificaciones y facilitar la comunicación con las sociedades. En principio, parecía un cambio sencillo, pero en la práctica surgieron dificultades para sociedades con representantes fuera del país, estructuras extranjeras o personas sin firma digital costarricense.
Problema práctico
Muchas sociedades descubrieron que el trámite podía requerir que el representante compareciera ante Notario Público o, si estaba fuera del país, que se documentara un poder, acta de asamblea y protocolización para lograr la inscripción.
2. Por Qué se Eliminó el Agente Residente
Antes, el agente residente cumplía una función práctica: ser un punto de contacto local para ciertas sociedades que tenían representantes con residencia en el extranjero. Con el nuevo sistema, esa función se traslada al correo electrónico oficial inscrito ante el Registro Nacional.
La lógica es clara: si la sociedad tiene un correo oficial, actualizado y válido para notificaciones, ya no se justifica mantener una figura adicional solo para recibir comunicaciones.
Importante
Eliminar el agente residente no elimina la responsabilidad de la sociedad. Ahora el correo electrónico oficial pasa a ser un dato corporativo esencial y debe estar bajo control real de la empresa.
3. Plazo Original: 4 de Junio de 2026
Para sociedades ya inscritas, el plazo original de cumplimiento era el 4 de junio de 2026. A partir de esa fecha, el Registro podía empezar a rechazar documentos de sociedades que no tuvieran correo electrónico inscrito.
Este plazo generó preocupación práctica porque muchas sociedades no habían completado el trámite y el Registro Nacional recibió un volumen alto de gestiones en poco tiempo.
4. Prórroga del Registro Nacional: 5 de Setiembre de 2026
Luego vino la Directriz DPJ-001-2026. Con esta directriz, el Registro Nacional prorrogó el efecto registral al 5 de setiembre de 2026.
Nuevo plazo práctico: si una sociedad no tiene correo electrónico inscrito, debe regularizarlo antes del 5 de setiembre de 2026 para evitar el rechazo de documentos ante el Registro de Personas Jurídicas.
5. Proyecto 25.094: Trámite Gratuito y Expedito
Después de la prórroga, la Asamblea Legislativa aprobó el Proyecto de Ley N.° 25.094. Este proyecto busca resolver el principal problema práctico: que el registro del correo no debería convertirse en un trámite caro o innecesariamente complejo.
La reforma permite que la inclusión o modificación del correo electrónico pueda realizarse mediante una declaración jurada del representante legal, en documento electrónico con firma digital certificada costarricense, sin escritura pública ni protocolización de acta cuando el representante pueda hacer el trámite directamente.
El beneficio es claro para sociedades cuyo representante legal sí cuenta con firma digital costarricense. Sin embargo, se mantiene un problema práctico para representantes, nacionales o extranjeros, que no cuentan con ese mecanismo de firma.
Qué busca resolver el Proyecto 25.094
- reducir costos para sociedades ya constituidas;
- evitar protocolizaciones innecesarias cuando el representante pueda firmar digitalmente;
- permitir declaración jurada con firma digital certificada;
- ordenar al Registro Nacional implementar un sistema electrónico;
- facilitar un trámite gratuito y más rápido.
6. Transitorios Confusos: 31 de Diciembre, Seis Meses y Un Año Adicional
Aquí es donde el orden importa, porque el texto aprobado que está por publicarse incluye varias reglas que deben leerse juntas.
Primero, el proyecto indica que las sociedades ya constituidas antes de la entrada en vigencia de la ley deberán inscribir el correo electrónico a más tardar el 31 de diciembre de 2026.
Luego, encarga al Registro Nacional implementar, dentro de un plazo de seis meses, un sistema electrónico, automatizado y de autogestión.
Finalmente, el texto señala que las sociedades mercantiles vigentes tendrán un año, contado a partir del vencimiento de esos seis meses, para registrar el correo electrónico.
Análisis de AG Legal
Sí existe base para interpretar que el Registro Nacional tendrá seis meses para implementar el sistema y que luego las sociedades tendrían un año adicional para cumplir. Sin embargo, como el texto también menciona expresamente el 31 de diciembre de 2026, la aplicación práctica deberá confirmarse con la publicación de la ley y los lineamientos que emita el Registro Nacional.
Mientras esa interpretación se aclara, las sociedades no deberían esperar. Hoy, la referencia práctica inmediata sigue siendo la prórroga de la Directriz DPJ-001-2026.
7. Representantes sin Firma Digital Costarricense
Este punto es especialmente importante para sociedades costarricenses usadas por grupos extranjeros. El Proyecto 25.094 simplifica el trámite cuando el representante legal tiene firma digital costarricense. Pero muchos representantes viven fuera del país o no cuentan con esa firma.
En esos casos, no siempre será posible presentar una declaración jurada electrónica directamente. Si el representante legal no tiene firma digital costarricense, normalmente se debe preparar una vía válida para que un tercero gestione el trámite:
- comparecencia ante Notario Público costarricense;
- otorgamiento de un poder suficiente para comparecer ante Notario;
- otorgamiento de poder para celebrar un acta de asamblea documentada correctamente;
- protocolización del acta en los libros legales de la sociedad para su inscripción.
Regla práctica: si el representante legal no puede firmar digitalmente en Costa Rica, el trámite debe prepararse con documentación válida para evitar defectos registrales.
8. Qué Deben Hacer las Sociedades Ahora
La sociedad debe confirmar si ya tiene correo inscrito. Si no lo tiene, debe revisar quién puede hacer el trámite, si el representante legal tiene firma digital costarricense y qué documentación se requiere.
El correo registrado debe estar bajo control real de la sociedad. No conviene usar un correo personal que nadie más monitoree o una cuenta que pueda perderse si cambia un administrador, abogado, contador o empleado.
Checklist práctico
- Verificar si la sociedad ya tiene correo electrónico inscrito.
- Confirmar quién es el representante legal vigente.
- Revisar si el representante tiene firma digital costarricense.
- Definir un correo corporativo bajo control real de la sociedad.
- Evitar correos personales o cuentas que nadie monitoree.
- Si el representante está en el extranjero o no tiene firma digital costarricense, preparar poder, acta, comparecencia o protocolización.
- Revisar si la sociedad tiene otros pendientes registrales.
- Dar seguimiento a la publicación de la ley y lineamientos del Registro Nacional.
- No esperar al último plazo para presentar el trámite.
Fuentes Oficiales y Enlaces Útiles
Para dar seguimiento al trámite, conviene revisar fuentes oficiales y guías relacionadas:
- Registro Nacional de Costa Rica
- Directriz DPJ-001-2026 del Registro Nacional
- Asamblea Legislativa de Costa Rica
- La Gaceta – Imprenta Nacional
- Ley N.° 10.597
- Sociedades en Costa Rica
- Abrir una empresa en Costa Rica
- Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales en Costa Rica
Preguntas Frecuentes
- ¿Las sociedades mercantiles en Costa Rica deben registrar un correo electrónico?
- Sí. Las sociedades mercantiles deben registrar un correo electrónico oficial ante el Registro de Personas Jurídicas para recibir notificaciones judiciales y administrativas.
- ¿Cuál era la fecha anterior para cumplir?
- La fecha anterior era el 4 de junio de 2026.
- ¿Cuál es la nueva fecha con la Directriz DPJ-001-2026?
- El plazo fue prorrogado al 5 de setiembre de 2026.
- ¿La prórroga elimina la obligación?
- No. La obligación sigue vigente. La prórroga únicamente da más tiempo antes de que el Registro rechace documentos de sociedades sin correo inscrito.
- ¿Qué cambia el Proyecto de Ley N.° 25.094?
- Permite que la inclusión o modificación del correo se haga mediante declaración jurada del representante legal con firma digital certificada costarricense, sin escritura pública ni protocolización cuando pueda gestionarse directamente por esa vía.
- ¿Qué pasó con el agente residente?
- La figura del agente residente fue eliminada porque el correo electrónico oficial pasa a cumplir la función de canal formal de contacto y notificación de la sociedad.
- ¿El trámite siempre podrá hacerse sin notario?
- No siempre. Si el representante legal no tiene firma digital costarricense o vive en el extranjero, puede ser necesario usar un poder, comparecencia notarial, acta o protocolización para que un tercero gestione el trámite.
- ¿Qué pasa si el representante legal es extranjero?
- Debe revisarse si cuenta con firma digital costarricense. Si no la tiene, el trámite debe estructurarse con documentación válida para que otra persona pueda presentarlo ante el Registro Nacional.
- ¿El problema solo aplica a representantes extranjeros?
- No. También puede aplicar a representantes nacionales que no cuentan con firma digital costarricense o que no pueden gestionar directamente la declaración jurada electrónica.
- ¿Cuál será el plazo final con el Proyecto 25.094?
- El texto aprobado menciona el 31 de diciembre de 2026, pero también ordena al Registro Nacional implementar un sistema electrónico en seis meses y prevé un año adicional para sociedades vigentes. La aplicación final debe confirmarse con la publicación de la ley y los lineamientos registrales.
- ¿Cómo puedo saber si mi sociedad ya tiene correo inscrito?
- Debe revisarse la personería jurídica o el estado registral actualizado de la sociedad ante el Registro Nacional.
- ¿Qué pasa si una sociedad no registra el correo electrónico?
- Desde el 5 de setiembre de 2026, el Registro de Personas Jurídicas podrá rechazar documentos de sociedades que no tengan correo electrónico inscrito.
- ¿AG Legal puede encargarse del trámite?
- Sí. AG Legal puede revisar la sociedad, preparar la documentación correspondiente, coordinar la vía notarial cuando sea necesaria y dar seguimiento hasta la inscripción del correo electrónico.
Cómo Puede Ayudar AG Legal
AG Legal asesora sociedades costarricenses, grupos internacionales y representantes legales extranjeros en la inscripción y actualización del correo electrónico societario.
Nuestro equipo puede ayudarle con la revisión registral, confirmación de personería, poderes, actas, protocolizaciones y presentación del trámite ante el Registro Nacional.
¿Su sociedad aún no ha inscrito el correo electrónico?
Aproveche la prórroga y regularice su sociedad antes del 5 de setiembre de 2026.
Conclusión
La secuencia es clara: la Ley 10.597 creó la obligación, el Registro Nacional prorrogó el plazo y el Proyecto 25.094 busca simplificar el trámite. Lo importante ahora es que cada sociedad revise su situación y actúe con tiempo.
Si su sociedad tiene representantes extranjeros, no cuenta con firma digital costarricense o no sabe si ya tiene correo inscrito, contacte a AG Legal para revisar el caso y completar el trámite correctamente.