Se cayó Outlook: ¿la empresa puede dejar de pagar el día de trabajo?
Caída de Outlook y salario: es la pregunta que muchas jefaturas y departamentos de Recursos Humanos se hicieron desde el jueves 12 de noviembre de 2026, cuando una falla en Exchange Online dejó sin correo, calendarios y reuniones a miles de empresas en Costa Rica y el mundo. La respuesta corta es no: si la persona trabajadora permaneció a disposición de la empresa y no pudo trabajar porque falló la plataforma, esa interrupción no justifica, por sí sola, rebajarle el salario.
Eso no significa que el día se convierta en libre. La empresa sí puede exigir que se cumpla el horario, reorganizar tareas y, si el problema se prolonga, valorar medidas legales. En esta guía le explicamos qué dice el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), qué puede hacer el patrono y qué errores conviene evitar.
Quick take
- No se puede rebajar el día si la persona estuvo disponible y la falla fue de la herramienta tecnológica de la empresa.
- Principio de ajenidad en los riesgos: los riesgos de la operación los asume el patrono, no la persona trabajadora.
- Sí se puede exigir el horario: el tiempo a disposición del patrono es tiempo efectivo de trabajo (art. 137 del Código de Trabajo).
- Si la falla persiste: reasignar tareas compatibles, acordar permisos sin goce, otorgar vacaciones con los requisitos de ley o, solo si hay causa legal, solicitar la suspensión de contratos ante el MTSS.
- En teletrabajo, la Ley 9738 obliga a pagar el salario cuando fallan los sistemas de la empresa y la persona reporta el problema dentro de 24 horas.
Contenido
- ¿Se puede rebajar el salario por la caída de Outlook?
- El principio de ajenidad en los riesgos
- Lo que dicen el MTSS y el Código de Trabajo
- Lo que sí puede exigir la empresa
- Qué puede hacer la empresa si la falla persiste
- Tabla comparativa de medidas
- Caída de Outlook y salario en teletrabajo
- Cuando la falla sí es atribuible al trabajador
- Herramienta: ¿puedo rebajar el día?
- Errores comunes de las empresas
- Protocolo recomendado para la próxima caída
- Preguntas frecuentes
¿Se puede rebajar el salario por la caída de Outlook?
No. Si la persona trabajadora permanece a disposición de la empresa y no puede realizar sus funciones por una falla de la plataforma, esa interrupción no justifica, por sí sola, descontarle el salario. Lo que sí corresponde es exigir el cumplimiento del horario laboral.
La razón es sencilla: el contrato de trabajo obliga a la persona a poner su tiempo y su capacidad a disposición del patrono, y obliga al patrono a pagar por ese tiempo. Cuando el correo, Teams o cualquier sistema deja de funcionar, la persona sigue cumpliendo su parte. Quien no puede aprovechar ese tiempo es la empresa, por una herramienta que ella misma eligió y administra.
Por eso, en materia de caída de Outlook y salario, el punto de partida no es cuánto se trabajó, sino si la persona estuvo disponible. Si estuvo conectada, presente o localizable durante su jornada, el salario se paga completo.
El principio de ajenidad en los riesgos
En el derecho laboral existe el principio de ajenidad en los riesgos: los riesgos propios de la operación del negocio corresponden al patrono y no pueden trasladarse a la persona trabajadora. Ella trabaja por cuenta ajena: no participa de las ganancias extraordinarias de la empresa, y tampoco debe cargar con sus pérdidas o imprevistos.
Una falla de las herramientas tecnológicas que utiliza la empresa forma parte de esos riesgos. Da igual si el problema está en Microsoft, en el proveedor de internet, en el servidor interno o en el software contable: la empresa contrató esos servicios, los integró a su operación y asume la consecuencia cuando fallan. Si quiere protegerse de ese riesgo, la vía es la continuidad del negocio (respaldos, canales alternos, cláusulas con el proveedor), no el salario de su personal.
Que falle la plataforma no significa que el trabajador deba asumir el costo. Esa es la idea que resume todo este artículo.
Lo que dicen el MTSS y el Código de Trabajo
No existe una norma que hable específicamente de “caídas de Outlook”, pero los criterios de la Dirección de Asuntos Jurídicos del MTSS y el Código de Trabajo apuntan en la misma dirección:
| Fuente | Qué establece | Aplicación a la caída |
|---|---|---|
| Art. 137, Código de Trabajo | Es tiempo de trabajo efectivo aquel en que la persona permanece a las órdenes del patrono. | Las horas sin Outlook, con la persona disponible, son jornada pagada. |
| Ley 9738, art. 8, según el criterio OFP-MTSS-DAJ-AER-306-2024 | El patrono provee y mantiene equipos y programas, y debe pagar el salario cuando los sistemas o tecnologías de la empresa impiden trabajar y la persona lo reporta dentro de 24 horas. | Es el criterio más directo: una falla de sistemas de la empresa no rebaja salario. |
| Criterio DAJ-AER-OFP-714-2023 (derecho al salario) | El salario debe pagarse completo en cada período de pago (art. 169 del Código de Trabajo). | Un rebajo sin causa legal es un pago incompleto. |
| Comunicado CP-11-2020 del MTSS | Ante cierres, el patrono no puede rebajar salarios por su cuenta; el pago solo se interrumpe desde que solicita la suspensión, y si esta no procede debe pagar retroactivamente. | Confirma que dejar de pagar exige trámite ante el MTSS, nunca una decisión unilateral. |
| Criterio DAJ-AER-OFP-645-2023 (vacaciones) | El patrono señala la época de vacaciones; el adelanto requiere aprobación expresa y el fraccionamiento solo procede en dos partes y por acuerdo (arts. 155 y 158). | “Mandar a vacaciones” por un día de caída exige acuerdo. |
| Criterio DAJ-AER-OFP-713-2023 (ius variandi) | El patrono puede hacer ajustes razonables en la prestación, sin modificar condiciones esenciales en perjuicio de la persona. | Permite reasignar tareas temporalmente durante la falla. |
| Arts. 74 y 75, Código de Trabajo | La suspensión por fuerza mayor o caso fortuito procede cuando provoca de forma necesaria, inmediata y directa la suspensión del trabajo, y debe comprobarse ante la Inspección de Trabajo. | La caída no suspende contratos de forma automática. |
Hay un matiz que conviene entender. En 2017, durante la tormenta tropical Nate, el MTSS señaló que, cuando la persona no puede llegar a trabajar y no tiene vacaciones disponibles, podía analizarse un rebajo. Ese caso es distinto: allí el impedimento estaba del lado de la persona trabajadora. En una caída de Outlook ocurre lo contrario: la persona está disponible y el impedimento viene de la empresa. Esa diferencia lo cambia todo en el análisis de caída de Outlook y salario.
Lo que sí puede exigir la empresa durante la caída
Pagar el día completo no significa perder el control de la jornada. Mientras dure la falla, la empresa puede pedir legítimamente que la persona:
- Cumpla su horario, presencial o remoto, y se mantenga localizable.
- Use canales alternos autorizados por la empresa: teléfono, mensajería corporativa, otra plataforma de correo o reuniones.
- Avance en tareas que no dependen del sistema caído: documentos, revisión de expedientes, capacitación, depuración de bases de datos, planificación.
- Reporte la falla por el medio que la empresa haya definido y deje constancia de la hora.
Si la persona decide desconectarse o retirarse sin autorización, el análisis cambia: ya no estaría a disposición del patrono y la ausencia podría tratarse según el reglamento interno y el Código de Trabajo.
¿Qué puede hacer la empresa si el problema persiste?
Cuando la falla dura horas o días y ya no hay trabajo útil que asignar, el patrono tiene opciones legales. Ninguna consiste en descontar el salario por decisión propia:
- Asignar otras tareas compatibles con el puesto. El artículo 20 del Código de Trabajo permite asignar labores compatibles con las fuerzas, aptitudes, estado o condición de la persona y del mismo género de la actividad de la empresa. Puede ser incluso otra labor distinta a la habitual, siempre que sea temporal, razonable y no rebaje la categoría ni el salario.
- Acordar voluntariamente permisos sin goce de salario. Debe ser un acuerdo real, ojalá por escrito y a solicitud o con aceptación libre de la persona. Un “permiso” impuesto es, en la práctica, un rebajo salarial encubierto. Según el criterio DAJ-AER-OFP-1315-2023, si se concede a unos, debe ofrecerse en igualdad de condiciones a todos.
- Valorar el otorgamiento de vacaciones remuneradas, respetando los requisitos legales para su disfrute: que el derecho esté adquirido o que la persona acepte expresamente el adelanto, que se comuniquen con claridad y que no se fraccionen más allá de lo que permite el artículo 158.
- Analizar una suspensión temporal de los contratos, solo si existe una causal del artículo 74 (por ejemplo, fuerza mayor o caso fortuito que provoque de forma necesaria, inmediata y directa la suspensión del trabajo) y se cumple el trámite ante la Inspección de Trabajo del MTSS dentro del plazo de ley. La caída del servicio no genera esa suspensión de forma automática, y una interrupción de pocas horas o con alternativas de trabajo difícilmente encaja en la causal.
- Documentar todo. Hora de inicio y fin de la falla, comunicados del proveedor, tareas asignadas y acuerdos firmados. Esa trazabilidad protege a la empresa ante cualquier reclamo o inspección.
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Tabla comparativa de medidas ante una caída prolongada
| Medida | ¿Unilateral? | ¿Afecta el salario? | Riesgo si se hace mal |
|---|---|---|---|
| Reasignar tareas compatibles | Sí, dentro del ius variandi | No | Bajo, si es temporal y razonable |
| Permiso sin goce | No, requiere acuerdo | Sí, por acuerdo | Alto si se impone: rebajo ilegal |
| Vacaciones ya adquiridas | El patrono señala la época; un día suelto exige acuerdo | No, son pagadas | Medio: fraccionamiento ilegal |
| Adelanto de vacaciones | No, aprobación expresa | No, se pagan completas | No se puede cobrar si la relación termina antes |
| Suspensión de contratos (art. 74) | Requiere trámite ante el MTSS | Sí, si se aprueba | Pago retroactivo si se rechaza |
| Rebajar el día sin más | — | — | No procede: reclamo, inspección y posible renuncia con responsabilidad patronal |
Caída de Outlook y salario en teletrabajo
Para quienes teletrabajan, la regla está escrita. Según el criterio general del MTSS sobre teletrabajo, el artículo 8 de la Ley 9738 obliga al patrono a proveer y dar mantenimiento a los equipos y programas, a coordinar cómo restablecer las funciones cuando el trabajo se interrumpe y a pagar el salario cuando los sistemas o tecnologías de la empresa impiden trabajar, siempre que la persona reporte la falla en un plazo no mayor de 24 horas.
Dos consecuencias prácticas:
- La empresa debe tener un canal claro de reporte. Si el canal oficial es el mismo correo que está caído, conviene habilitar uno alterno.
- La persona teletrabajadora también tiene una carga: reportar a tiempo y seguir disponible. El reporte es su mejor prueba.
Si la falla está en el equipo o internet personal de la persona y así se pactó en el contrato o adenda de teletrabajo, el análisis puede ser distinto. Por eso vale la pena revisar ese documento antes de tomar decisiones.
Cuando la falla sí es atribuible al trabajador
Distinto sería que existiera una conducta atribuible al trabajador por omisión, negligencia, dolo o intencionalidad debidamente acreditada. Por ejemplo, alguien que desactivó controles de seguridad pese a instrucciones expresas, o que provocó el bloqueo de cuentas de forma deliberada.
Sin embargo, incluso en ese supuesto, cualquier responsabilidad debe analizarse conforme a la ley; no autoriza automáticamente un rebajo salarial. Lo que corresponde es:
- Investigar los hechos y conservar la prueba técnica.
- Dar a la persona oportunidad de explicar su versión (derecho de defensa).
- Aplicar, si procede, las sanciones previstas en el reglamento interno o en el Código de Trabajo, de forma proporcional. El criterio del MTSS sobre despido y sanciones menores detalla los elementos a considerar.
- Canalizar cualquier reclamo por daños por la vía legal correspondiente, no mediante descuentos directos en planilla.
Herramienta: ¿puedo rebajar el día por la caída?
Responda cuatro preguntas y obtenga una orientación inicial. No sustituye la revisión de su caso concreto.
1. ¿La persona estuvo disponible durante su horario (conectada, presente o localizable)?
2. ¿Qué causó la imposibilidad de trabajar?
3. ¿Cuánto duró o se espera que dure la falla?
4. ¿La persona teletrabaja?
Resultado: responda las cuatro preguntas y presione “Ver orientación”.
Errores comunes de las empresas ante una caída
- Rebajar las horas sin Outlook. Es un pago incompleto del salario y puede terminar en reclamo, inspección o incluso en una renuncia con responsabilidad patronal.
- Pedir que “repongan el tiempo” después del horario sin pagarlo. Las horas que excedan la jornada ordinaria son extraordinarias y se pagan con el recargo de ley.
- Mandar a todos a vacaciones por un día. Un día suelto es un fraccionamiento, y el artículo 158 solo lo permite en dos partes y por acuerdo.
- Llamar “permiso” a lo que es una imposición. Sin acuerdo voluntario, es un rebajo encubierto.
- Declarar suspendidos los contratos sin el MTSS. La suspensión requiere causa legal y trámite ante la Inspección de Trabajo.
- Tratar distinto a personas en la misma situación. Genera riesgo de discriminación y desigualdad de trato.
- No dejar evidencia. Sin registro de la incidencia, la empresa queda expuesta en cualquier reclamo.
Protocolo recomendado para la próxima caída tecnológica
Las caídas de plataformas en la nube se repiten. La empresa que tiene un protocolo escrito decide en minutos y sin riesgos. Recomendamos incluir en el reglamento interno, en las políticas de Recursos Humanos o en la adenda de teletrabajo:
- Canal alterno oficial de comunicación cuando falle el correo.
- Forma y plazo de reporte de fallas, alineado con el plazo de 24 horas de la Ley 9738.
- Lista de tareas de respaldo por puesto que no dependan del sistema principal.
- Reglas claras sobre disponibilidad y horario durante la incidencia.
- Criterios para escalar a medidas como vacaciones o permisos, siempre por acuerdo.
- Registro de la incidencia: inicio, fin, alcance y comunicaciones del proveedor.
Si su empresa necesita ajustar estos documentos, puede apoyarse también en nuestras guías sobre cálculo de vacaciones en Costa Rica y la calculadora de liquidación laboral.
Preguntas frecuentes sobre la caída de Outlook y el salario
- ¿Se puede rebajar el salario por la caída de Outlook?
- No. Si la persona trabajadora estuvo a disposición de la empresa y no pudo trabajar por una falla de la plataforma, la interrupción no justifica por sí sola un rebajo salarial. La empresa sí puede exigir el cumplimiento del horario.
- ¿Qué es el principio de ajenidad en los riesgos?
- Es el principio laboral según el cual los riesgos propios de la operación del negocio corresponden al patrono y no pueden trasladarse a la persona trabajadora. Las fallas de las herramientas tecnológicas de la empresa forman parte de esos riesgos.
- ¿El tiempo sin correo cuenta como jornada laboral?
- Sí. El artículo 137 del Código de Trabajo define como tiempo efectivo aquel en que la persona permanece a las órdenes del patrono, aunque no pueda ejecutar sus tareas habituales.
- ¿Puede la empresa mandar a sus colaboradores a casa sin pagarles mientras vuelve el sistema?
- No de forma unilateral. Si los envía a casa por decisión propia, debe pagar el salario. Solo puede dejar de pagar mediante un permiso sin goce acordado voluntariamente o una suspensión de contratos aprobada por el MTSS.
- ¿Puedo dar un día de vacaciones por la caída de Outlook?
- Solo con acuerdo de la persona. Un día suelto implica fraccionar las vacaciones, y el artículo 158 del Código de Trabajo solo permite fraccionarlas en dos partes y por acuerdo. El adelanto de vacaciones también requiere aprobación expresa.
- ¿Una caída de Microsoft es fuerza mayor para suspender contratos?
- No automáticamente. La suspensión del artículo 74 exige que el hecho provoque de forma necesaria, inmediata y directa la suspensión del trabajo, y debe comprobarse ante la Inspección de Trabajo del MTSS. Una falla de horas o con tareas alternas difícilmente encaja en esa causal.
- ¿Qué pasa si la persona teletrabaja y se cae el sistema de la empresa?
- La Ley 9738 obliga al patrono a pagar el salario cuando los sistemas o tecnologías de la empresa impiden trabajar, siempre que la persona reporte la falla en un plazo no mayor de 24 horas.
- ¿Puedo pedir que recuperen el tiempo perdido al día siguiente?
- Puede reorganizar el trabajo dentro de la jornada ordinaria. Las horas que excedan esa jornada son extraordinarias y deben pagarse con el recargo de ley; no se compensan con el tiempo de la caída.
- ¿Y si la falla fue culpa del trabajador?
- Debe acreditarse la conducta (omisión, negligencia, dolo o intencionalidad) y analizarse conforme a la ley, con derecho de defensa. Aun así, no autoriza automáticamente un rebajo salarial; corresponden las sanciones legales o reglamentarias proporcionales.
- ¿Qué riesgos corre la empresa si rebaja el día?
- Reclamos por salarios adeudados, intervención de la Inspección de Trabajo y, si el pago incompleto es grave, que la persona dé por terminado el contrato con responsabilidad patronal.
¿Una falla tecnológica está afectando a su planilla?
Le ayudamos a decidir qué medida aplicar, preparar los acuerdos y blindar su reglamento interno para la próxima caída.
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Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría legal para un caso concreto. Los criterios del MTSS citados son orientadores y su aplicación depende de los hechos, del contrato, de la adenda de teletrabajo y del reglamento interno de cada empresa. Información sobre la caída de Microsoft 365 según reportes públicos del 12 y 13 de noviembre de 2026.