Pago de Incapacidades Costa Rica 2026: Calculadora CCSS e INS

Abr 8, 2026 | Derecho Laboral

Pago de Incapacidades en Costa Rica: Guía para Empleadores y Calculadoras CCSS e INS

El pago de incapacidades en Costa Rica es uno de los temas que más consultas genera en los departamentos de Recursos Humanos — y también uno donde más errores se cometen. ¿Quién paga los primeros tres días? ¿La CCSS o el patrono? ¿Cuánto paga el INS si el accidente fue laboral? ¿Afecta el aguinaldo? En esta guía respondemos cada una de esas preguntas con los porcentajes actualizados para 2026, e incluimos dos calculadoras interactivas para que obtenga las cifras exactas.

Quick Take
  • Enfermedad común (CCSS): Días 1-3 → el patrono paga un subsidio del 50% (la CCSS no paga esos días). Día 4 en adelante → la CCSS paga un subsidio del 60%.
  • Riesgos laborales (INS): Días 1-45 → 60% INS. Día 46+ → 100% del salario mínimo + 67% del excedente.
  • Maternidad: 50% patrono + 50% CCSS (1 mes antes del parto + 3 meses después).
  • Aguinaldo: La incapacidad por enfermedad común e INS no integra el aguinaldo. La maternidad sí.
  • Calculadoras CCSS e INS incluidas en esta guía para obtener montos exactos.
Socia · Derecho Laboral
Actualizado: 26 de octubre de 2026
Área: Derecho Laboral · Incapacidades

¿Qué es una incapacidad laboral?

En Costa Rica, una incapacidad es un período de reposo ordenado por un médico de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) o del Instituto Nacional de Seguros (INS) para un trabajador que no está en condiciones de laborar debido a una enfermedad o un accidente. Durante ese periodo el contrato de trabajo se suspende, pero el vínculo laboral se mantiene: el trabajador conserva su puesto y el patrono tiene obligaciones específicas de pago según el tipo de incapacidad.

El marco legal principal se encuentra en el Código de Trabajo y en los reglamentos internos de la CCSS y el INS. Para el empleador y para RRHH, entender bien estas reglas es la diferencia entre una planilla correcta y un contingente laboral evitable.

Tipos de incapacidad en Costa Rica

Las incapacidades en Costa Rica se clasifican según su origen, y cada tipo tiene reglas de pago distintas:

  • Enfermedad común (CCSS): Enfermedades o condiciones no relacionadas con el trabajo. Los primeros tres días los cubre el patrono y, a partir del cuarto día, la CCSS paga el subsidio.
  • Riesgos del trabajo (INS): Accidentes laborales o enfermedades profesionales cubiertos por el seguro de riesgos del trabajo. El subsidio lo paga el INS con sus propias reglas y tramos.
  • Maternidad: Licencia de un mes antes del parto y tres meses después. Tiene reglas de pago especiales y, a diferencia de las anteriores, sí integra el aguinaldo.
  • Aislamientos y órdenes sanitarias: En situaciones excepcionales (como emergencias sanitarias), pueden emitirse incapacidades por aislamiento con reglas particulares.

¿Cuánto paga la CCSS por incapacidad?

En una incapacidad por enfermedad común en el sector privado, el pago se distribuye así:

  • Días 1 a 3: La CCSS no paga subsidio. Quien paga es el patrono, que debe reconocer al trabajador un subsidio equivalente al 50% del salario. En consecuencia, durante esos tres días el trabajador recibe la mitad de su salario, y todo proviene del patrono.
  • Día 4 en adelante: La CCSS asume el pago con un subsidio equivalente al 60% del salario, calculado con base en los salarios reportados por el patrono antes de la incapacidad. Desde ese momento el patrono queda liberado de pagar, salvo que se haya obligado a más por contrato, reglamento interno, convención colectiva o costumbre.
Fundamento legal: Ninguna norma dice literalmente que el patrono pagará el 50% de los primeros tres días. La regla surge de leer en conjunto el artículo 35 del Reglamento del Seguro de Salud, según el cual el subsidio de la CCSS procede a partir del cuarto día de incapacidad, y el artículo 79 del Código de Trabajo, que impone al patrono el pago de medio salario durante la enfermedad comprobada del trabajador. Como la CCSS no cubre los tres primeros días, el Ministerio de Trabajo ha interpretado que ese vacío lo cubre el patrono al 50%, criterio que sostiene, entre otros, en el pronunciamiento DAJ-AE-155-06 y que reitera en los criterios DAJ-AE-829-06 y DAJ-AE-017-2008. Su antecedente es la Resolución N.° 58 del Juzgado Primero de Trabajo, de 1987.

Un punto que genera confusión frecuente: lo que recibe el trabajador durante una incapacidad, tanto del patrono como de la CCSS, es un subsidio y no salario, porque no hay prestación efectiva de servicios. Esto tiene una consecuencia directa en el cálculo de aguinaldo, vacaciones y cesantía, como se explica más adelante.

Dato práctico: Algunas empresas optan por completar voluntariamente el salario al 100% durante la incapacidad como beneficio interno, pero esto no es una obligación legal — es una política de la empresa.

¿Cuánto paga el INS por incapacidad laboral?

Cuando la incapacidad se origina por un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, el Instituto Nacional de Seguros (INS) es quien cubre el subsidio a través del seguro de riesgos del trabajo. El pago se divide en dos tramos:

Tramo 1: Días 1 a 45

El INS paga un subsidio equivalente al 60% del salario diario reportado por el patrono. No existe obligación legal de que el patrono complete la diferencia, aunque algunas empresas lo hacen por política interna.

Tramo 2: Día 46 en adelante

A partir del día 46, el INS mejora el subsidio y paga:

  • 100% del salario mínimo legal diario vigente al momento del siniestro, más
  • 67% de la diferencia entre el salario diario promedio del trabajador y el salario mínimo legal diario vigente.

Para conocer el salario mínimo que aplica a su categoría ocupacional, consulte nuestra lista de salarios mínimos 2026 en Costa Rica.

Tabla comparativa: pago de incapacidades en Costa Rica (2026)

Tipo de incapacidad Paga el patrono Paga CCSS / INS Integra aguinaldo
Enfermedad común (CCSS) 50% (días 1-3) 0% (días 1-3)
60% (día 4+)		 No
Riesgos laborales (INS) No obligatorio 60% (días 1-45); mejora día 46+ No
Maternidad 50% 50% Sí

¿Si me incapacitan 2 o 3 días me los pagan?

Sí, pero no al 100%. Una de las dudas más frecuentes es si las incapacidades cortas (1, 2 o 3 días) generan algún pago. Durante los primeros tres días de una incapacidad por enfermedad común, la CCSS no paga subsidio; el único obligado es el patrono, que debe reconocer el 50% del salario por cada uno de esos días. Es decir, si a una persona la incapacitan 1, 2 o 3 días, recibe la mitad de su salario por esos días.

A partir del cuarto día, el patrono deja de estar obligado y la CCSS empieza a pagar un subsidio del 60% del salario.

Regla de las incapacidades consecutivas: Si una nueva incapacidad se emite dentro de los 30 días posteriores a la anterior, el subsidio de la CCSS por la nueva incapacidad se paga desde el primer día, sin repetir el período de tres días sin subsidio de la Caja (artículo 35 del Reglamento del Seguro de Salud; Dictamen DAJ-AE-155-06, MTSS).

¿Cuánto dura la CCSS en pagar una incapacidad?

El plazo de pago del subsidio por parte de la CCSS depende de si el patrono está al día con las planillas. En condiciones normales:

  • El patrono paga el 50% de los primeros tres días directamente en la nómina del trabajador, junto con el salario regular.
  • El subsidio de la CCSS (60% a partir del día 4) se tramita a través del sistema de la Caja. El tiempo puede variar, pero generalmente se deposita dentro de las 2 a 4 semanas posteriores a la presentación de la boleta ante el patrono.

Los retrasos más comunes ocurren cuando hay errores en la planilla CCSS del patrono, cuando la boleta tiene inconsistencias, o cuando el trabajador no tiene los tres meses mínimos de cotización que requiere la CCSS para otorgar el subsidio.

Aguinaldo e incapacidades: la regla que RRHH no puede olvidar

El aguinaldo se calcula con base en los salarios realmente devengados durante el período del 1 de diciembre al 30 de noviembre. Los subsidios por incapacidad no son salario, lo que afecta directamente el monto del aguinaldo:

  • Enfermedad común (CCSS): Los días de incapacidad no se incluyen en el cálculo del aguinaldo. El subsidio de la CCSS no tiene naturaleza salarial.
  • Riesgos laborales (INS): Tampoco se incluyen. El subsidio del INS tiene la misma naturaleza no salarial.
  • Maternidad: Sí se incluye en el aguinaldo. La licencia de maternidad tiene un tratamiento especial por ley.

En la práctica, si un trabajador estuvo incapacitado durante varios meses del año, su aguinaldo será proporcionalmente menor. Para calcular la liquidación completa incluyendo el aguinaldo, puede utilizar nuestra calculadora de liquidación laboral.

¿Qué puede y qué no puede hacer una persona incapacitada?

Las actividades permitidas durante una incapacidad dependen exclusivamente de la indicación médica:

  • Reposo absoluto: La persona debe permanecer en su domicilio. No puede salir a actividades recreativas ni de ningún otro tipo.
  • Reposo relativo: Si el padecimiento lo permite (por ejemplo, una depresión o un problema que no requiere inmovilidad), el médico puede recomendar salir a distraerse o hacer actividad ligera.
  • Viajes: Si la persona viaja (incluso al extranjero) durante la incapacidad, debe informar al patrono. Publicar fotos en actividades incompatibles con el diagnóstico puede fundamentar sanciones disciplinarias o un despido.

Prohibición clave: Durante la incapacidad, la persona no puede trabajar en ningún otro empleo ni emprendimiento. Hacer actividad laboral incompatible con el reposo puede derivar en un despido sin responsabilidad patronal. La licencia de maternidad tiene la misma restricción: la madre puede estar donde quiera, pero no puede trabajar ni emprender.

Cómo verificar una boleta de incapacidad

Todo patrono puede (y debería) verificar la autenticidad de las boletas de incapacidad en el sistema oficial de la CCSS. Si encuentra inconsistencias entre lo que dice la boleta y lo que registra el sistema, es un tema que debe atenderse de inmediato con asesoría legal.

El enlace directo al sistema de verificación de la CCSS es: Registro, Control y Pago de Incapacidades CCSS.

¿Tiene un caso de incapacidad dudosa o un conflicto con el pago?

AG Legal asesora a empresas y departamentos de RRHH en la gestión legal de incapacidades, planillas y despidos. Consulte con nuestro equipo laboral.

Calculadora CCSS (Enfermedad común)

Ingrese su salario mensual y la cantidad de días de incapacidad para obtener el desglose de pago entre patrono (días 1 a 3) y CCSS (día 4 en adelante).

Calculadora INS (Riesgos laborales)

Si la incapacidad proviene de un accidente de trabajo, utilice esta calculadora para estimar el subsidio del INS según los dos tramos de pago.

Para conocer el salario mínimo de su categoría, consulte nuestra lista de salarios mínimos 2026.

Preguntas frecuentes

¿Si me incapacitan 1, 2 o 3 días me los pagan en Costa Rica?
Sí, pero no al 100%. En una incapacidad por enfermedad común, la CCSS no paga subsidio durante los primeros tres días; el patrono debe reconocer un subsidio equivalente al 50% del salario por esos días. Si la incapacidad es de 1, 2 o 3 días, el trabajador recibe la mitad de su salario por los días que dure, pagada por el patrono.
¿Cuánto dura la CCSS en pagar una incapacidad?
El 50% de los primeros tres días lo paga el patrono directamente en la nómina. El subsidio de la CCSS, que corre a partir del cuarto día, generalmente se deposita entre 2 y 4 semanas después de que el patrono presenta la boleta. Retrasos pueden ocurrir si hay errores en la planilla o si el trabajador no cumple con los requisitos de cotización mínima.
¿Después de cuántos días de incapacidad paga la CCSS?
A partir del cuarto día. Según el artículo 35 del Reglamento del Seguro de Salud, el subsidio de la CCSS procede desde el cuarto día de incapacidad y equivale al 60% del salario. Los días 1 a 3 los cubre el patrono al 50%. La excepción: si la nueva incapacidad se emite dentro de los 30 días posteriores a una anterior, la CCSS paga desde el primer día.
¿Cuánto paga el patrono por incapacidad del INS?
En incapacidades por riesgos del trabajo, el patrono no tiene obligación legal de pagar subsidio. El INS cubre el 60% del salario diario durante los primeros 45 días, y un monto mayor a partir del día 46. Algunas empresas completan la diferencia por política interna, pero no están obligadas.
¿Qué porcentaje paga el INS por incapacidad?
Del día 1 al 45, el INS paga el 60% del salario diario reportado por el patrono. Del día 46 en adelante, paga el 100% del salario mínimo legal diario vigente más el 67% de la diferencia entre el salario diario promedio del trabajador y el salario mínimo.
¿La incapacidad del INS o de la CCSS integra el aguinaldo?
No. Los subsidios por incapacidad (tanto CCSS como INS) no se consideran salario y no integran el cálculo del aguinaldo. La excepción es la licencia de maternidad, que sí se incluye.
¿Cómo se cobra una incapacidad de la CCSS?
El trabajador entrega la boleta de incapacidad al patrono, quien la reporta a la CCSS a través de la planilla. El patrono paga el 50% de los primeros tres días junto con la nómina regular, y la CCSS calcula y deposita directamente al trabajador el subsidio que corresponde a partir del cuarto día.
¿Puede el trabajador trabajar en otro lugar durante la incapacidad?
No. Realizar cualquier actividad laboral durante una incapacidad (sea empleo formal o emprendimiento) puede fundamentar un despido sin responsabilidad patronal. La incapacidad implica imposibilidad de laborar, y trabajar en otro lugar contradice el fundamento del reposo médico.
¿La empresa puede verificar si una incapacidad es real?
Sí. El patrono puede consultar la autenticidad y el estado de las boletas en el sistema oficial de la CCSS. Si detecta inconsistencias, es recomendable buscar asesoría legal antes de tomar acciones disciplinarias.
¿La maternidad es lo mismo que una incapacidad?
No en sentido estricto. La licencia de maternidad (1 mes preparto + 3 meses postparto) tiene un régimen legal distinto: se paga 50% patrono y 50% CCSS, sí integra el aguinaldo, y la madre puede estar donde quiera siempre que no trabaje ni emprenda.

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Rocío Quirós y el equipo laboral de AG Legal asesoran a empresas y departamentos de RRHH en toda Costa Rica.

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Lectura recomendada

Este artículo tiene fines informativos y no sustituye la asesoría legal individualizada. Los porcentajes y reglas de pago se basan en la legislación y los criterios administrativos vigentes a octubre de 2026 y pueden cambiar; consulte siempre con un abogado antes de tomar decisiones basadas en este contenido.

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