Investigación Interna por Fraude de un Empleado

Investigaciones Internas en la Empresa: Qué Hacer Ante la Sospecha de Fraude o Cohecho de un Empleado

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Su gerente financiero le acaba de reportar movimientos que no cuadran o faltantes de dinero. O un cliente asegura que un empleado le pidió el pago en efectivo sin entregar factura, o una comisión “por debajo de la mesa”. En ese momento exacto —antes de despedir a nadie y antes de llamar a la policía— es cuando entra en juego la investigación interna por fraude de un empleado: la empresa tiene una ventana corta para actuar bien, y lo que haga en las próximas horas puede determinar si el caso termina en un despido bien fundamentado o en una demanda laboral perdida, e incluso en una exposición penal adicional para la propia empresa.

Qué hacer (y qué no) en las primeras horas tras detectar el fraude

La tentación natural ante una señal de fraude es reaccionar de inmediato: confrontar a la persona, revisarle el computador, o despedirla el mismo día. Hecho sin protocolo, esto puede destruir evidencia, viciar el despido, o exponer a la empresa a una demanda. La disyuntiva no es “actuar rápido o actuar bien” — es lograr ambas cosas a la vez.

Despido por pérdida de confianza: la ley exige un hecho objetivo, no una sospecha

El Código de Trabajo permite el despido sin responsabilidad patronal cuando el trabajador comete un acto que hace incompatible la continuidad de la relación laboral (Art. 81, entre otras causales, la pérdida objetiva de confianza) — vea nuestra guía completa de Despido Sin Responsabilidad Patronal en Costa Rica para un desglose de todas las causales. La jurisprudencia de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia ha sido consistente en un punto: no basta con que el patrono “pierda la fe” en el trabajador de forma subjetiva. Debe existir un hecho objetivo comprobable —como un robo, competencia desleal o revelación de secretos— que haga insostenible la relación. Una sospecha, un rumor o una corazonada, sin más, no sostienen un despido por esta causal ante un eventual reclamo judicial.

Esto es exactamente lo que convierte a la investigación interna en un paso indispensable, y no en un simple formalismo: es la herramienta que transforma una sospecha en el hecho objetivo comprobable que la ley exige.

¿Existe obligación de “debido proceso” interno?

Aquí hay un punto que sorprende a muchas empresas, sobre todo a las que vienen de matrices en jurisdicciones donde sí existe esa obligación: en el sector privado costarricense, a diferencia del empleo público, no existe una norma que obligue al patrono a llevar a cabo un procedimiento interno de “debido proceso” ni a dar audiencia previa al trabajador antes de despedirlo por causa justificada. La Sala Segunda lo confirmó expresamente en su sentencia N.° 00488-2015, al rechazar el reclamo de un trabajador que alegaba no haber tenido oportunidad de referirse a las irregularidades que se le atribuían antes de su despido, señalando que los empleadores del sector privado no están obligados a realizar ningún procedimiento previo a la destitución.

Esto no significa que investigar sea opcional. Significa que la investigación interna, en la empresa privada, no es un requisito de forma impuesto por ley — es una decisión estratégica para reunir el hecho objetivo comprobable que sí exige la jurisprudencia sobre pérdida de confianza, y para proteger a la empresa de un reclamo posterior por despido infundado o discriminatorio.

El plazo de un mes (Art. 414) y cómo corre durante una investigación

El artículo 414 del Código de Trabajo establece que los derechos del patrono para despedir justificadamente o disciplinar una falta prescriben en un mes, plazo que comienza a correr desde que se dio la causa o desde que fueron conocidos los hechos. Es un plazo corto y estricto, y dejarlo correr sin actuar mientras se reúne evidencia de forma desordenada es uno de los errores más comunes y más costosos que cometen las empresas.

La recomendación de actuar dentro de las primeras 48-72 horas no es un plazo legal en sí mismo — es una medida de gestión de riesgo con dos objetivos distintos. En lo laboral, evita que el mes de prescripción del artículo 414 juegue en contra de la empresa por demoras internas en organizar la investigación. En lo penal, cuando los hechos podrían ser constitutivos de delito, investigar y actuar lo antes posible es clave para evitar que la conducta se repita o continúe mientras la empresa delibera.

La propia norma contempla un mecanismo importante para investigaciones que requieren más tiempo: si la empresa debe cumplir un procedimiento sancionador, la intención de sanción debe notificarse al empleado dentro de ese primer mes, y a partir de esa notificación el plazo vuelve a correr de nuevo desde el momento en que la persona empleadora o el órgano competente esté en posibilidad de resolver. La única excepción es que el procedimiento se paralice por culpa exclusivamente atribuible al patrono — en ese caso, la prescripción sí corre en su contra durante esa paralización. En la práctica, esto le da a una investigación bien estructurada más margen real del que parece a primera vista, siempre que la intención de sanción se notifique a tiempo y el proceso no se detenga por negligencia de la propia empresa.

Esto es precisamente lo que convierte a un protocolo de investigación estructurado en algo más que buena práctica: con fechas, responsables y avances documentados, la empresa puede demostrar exactamente cuándo conoció los hechos, cuándo notificó la intención de sanción, y que el procedimiento avanzó con la diligencia que la norma exige — en vez de exponerse a que se cuestione si dejó vencer el plazo por inacción.

Cómo recolectar evidencia sin violar derechos del empleado

El artículo 24 de la Constitución Política protege el derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones. Revisar el correo, los archivos o las comunicaciones de un empleado durante una investigación interna no es automáticamente ilegal, pero debe hacerse dentro de límites claros:

• Los sistemas y cuentas provistos por la empresa (correo corporativo, computadora, sistemas internos) pueden ser objeto de revisión cuando existe una política interna clara, conocida por el empleado desde el inicio de la relación laboral, que así lo autorice.
• Las comunicaciones estrictamente personales del trabajador —incluso si ocurren usando dispositivos de la empresa— mantienen un nivel de protección constitucional que debe respetarse.
• La Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley 8968) exige que cualquier dato personal recolectado durante la investigación se maneje conforme a sus principios de tratamiento, incluso cuando el fin sea legítimo.
• La videovigilancia en el lugar de trabajo, aunque no tiene una ley específica que la regule en Costa Rica, debe respetar los mismos límites de intimidad, y es recomendable que exista una política visible y conocida al respecto.

Evidencia recolectada violando estos límites no solo puede ser inadmisible en un eventual proceso judicial o penal — puede convertirse, ella misma, en la base de un reclamo del empleado contra la empresa.

¿Cuándo debo denunciar penalmente a un empleado, y no solo despedirlo?

Si los hechos investigados podrían configurar cohecho, corrupción o soborno transnacional, la empresa entra en el terreno de la Ley 9699 de responsabilidad penal de personas jurídicas. Ahí la investigación interna deja de ser solo una herramienta laboral y se convierte en una pieza de la estrategia penal de la empresa: una investigación bien documentada, con colaboración efectiva hacia el Ministerio Público cuando corresponde, puede ser reconocida como atenuante de la responsabilidad de la persona jurídica. Una investigación tardía, contaminada o mal manejada, en cambio, puede convertirse en el hecho de conexión que agrava la exposición de la empresa.

¿Mi empleado desvió fondos de la empresa? El delito de administración fraudulenta

Cuando lo que se investiga no es cohecho hacia un tercero sino que el propio empleado desvió, ocultó o manejó indebidamente fondos o bienes de la empresa que tenía a su cargo, el delito aplicable suele ser la administración fraudulenta (Art. 222 del Código Penal). Es uno de los delitos patrimoniales que el Ministerio Público investiga con mayor frecuencia en el entorno corporativo. La norma sanciona a quien, teniendo a su cargo el manejo, la administración o el cuido de bienes ajenos, perjudica a su titular alterando cuentas, precios o condiciones de contratos, simulando operaciones o gastos, o reteniendo o empleando valores de forma indebida.

La pena remite al artículo 216 (estafa) según el monto defraudado: de dos meses a tres años si el monto no excede diez veces el salario base (para 2026, ¢4.622.000), y de seis meses a diez años si lo excede. La pena se eleva en un tercio cuando quien administra obtiene sus recursos, total o parcialmente, del ahorro del público.

A diferencia de la Ley 9699 —que persigue a la empresa cuando un empleado actúa en su beneficio frente a la Administración Pública— la administración fraudulenta persigue al empleado cuando actúa en perjuicio de la propia empresa. Son dos herramientas penales distintas, y en una misma investigación interna pueden coexistir: el empleado que desvía fondos de la empresa para pagar un soborno puede, según los hechos, quedar expuesto tanto a una acusación por administración fraudulenta como por su participación en el delito de cohecho.

Jurisprudencia favorable para la empresa como víctima: la Sala Tercera de la Corte Suprema de Justicia, en su sentencia N.° 00780-2009, aclaró un punto que favorece directamente a la empresa afectada al momento de probar el caso: el “monto de la defraudación” que exige el artículo 222 no tiene que quedar demostrado mediante una cuantificación exacta y aislada de cada operación — puede establecerse a partir del valor total del perjuicio patrimonial causado por la conducta en su conjunto, incluso cuando el tribunal no lo cuantifique de forma expresa operación por operación. Esa misma sentencia confirmó, citando su resolución N.° 1114-2005, que una administración fraudulenta ejecutada mediante actos reiterados sobre un mismo patrimonio se juzga como un único delito continuado, y no como múltiples delitos independientes — lo que simplifica la acusación cuando el esquema del empleado se extendió durante meses o años.

Las fases de una investigación interna bien manejada

Una investigación interna sólida pasa, en términos generales, por cuatro fases: contención (preservar accesos y evidencia sin alertar a la persona), recolección (evidencia documental y entrevistas dentro de los límites legales de intimidad), análisis (determinar si existe el hecho objetivo que la ley exige, y si los hechos ameritan denuncia penal), y ejecución (despido y/o denuncia, dentro del plazo del artículo 414). Cada fase tiene decisiones técnicas que, si se toman mal, pueden invalidar todo lo avanzado — por eso no es un formulario que se llena solo, es un proceso que se diseña caso por caso con asesoría legal desde el primer día.

Solución Correcta: Investigación Interna de Emergencia

En AG Legal ofrecemos un servicio de respuesta rápida para empresas que detectan una posible conducta de fraude, cohecho o manejo indebido de fondos por parte de un empleado. La investigación la lideran, en conjunto, nuestro equipo de derecho laboral y nuestro equipo de derecho penal — no como dos servicios separados, sino como una sola estrategia que se ajusta según lo que revelen los hechos:

• Activación del equipo de investigación dentro de las primeras 48-72 horas de reportado el caso.
• Diseño y ejecución del protocolo de contención y recolección de evidencia dentro de los límites legales de intimidad y protección de datos.
• Informe de hallazgos con recomendación concreta: despido, denuncia penal, o ambas.
• Representación en el proceso de despido y, si corresponde, en la denuncia penal y su seguimiento.

En la práctica, muchos casos empiezan y terminan siendo un asunto puramente laboral: se acredita el hecho objetivo, se aplica el despido dentro del plazo del artículo 414, y no hay más que hacer. Pero si lo que el empleado hizo configura administración fraudulenta, cohecho u otro delito, el mismo expediente se traslada sin fricción al equipo penal, que ya viene involucrado desde el diseño de la investigación — evitando el error común de manejar el caso solo como un tema de recursos humanos hasta que ya es demasiado tarde para preservar la evidencia penal.

Actuar dentro de esta ventana no es solo una buena práctica — es lo que permite documentar la diligencia que la jurisprudencia laboral exige dentro del plazo de un mes del artículo 414, y sentar las bases de una eventual atenuante bajo la Ley 9699 si el caso escala a lo penal.

Recomendaciones prácticas

1. No confronte ni despida el mismo día que surge la sospecha. Active primero un protocolo de contención y evidencia.
2. Documente todo desde el primer momento: fechas, personas involucradas, y cada paso de la investigación.
3. Revise sus políticas internas de monitoreo de correo y sistemas — sin una política clara y conocida por el empleado, la evidencia recolectada puede ser cuestionada.
4. Involucre asesoría legal externa desde el inicio, no solo al final, para que la investigación misma sea defendible.
5. Si los hechos podrían ser delictivos, contrate asesoría legal para analizar y armar la denuncia penal de forma correcta, como parte de la misma estrategia, no como un paso separado y posterior.

Preguntas Frecuentes

¿Está obligada mi empresa a hacer un “debido proceso” antes de despedir a un empleado por fraude?

No. La Sala Segunda ha confirmado (sentencia 00488-2015) que en el sector privado no existe obligación legal de un procedimiento interno de audiencia previa antes del despido por causa justificada. Sin embargo, sí se requiere acreditar un hecho objetivo comprobable.

¿Cuánto tiempo tiene la empresa para despedir a un empleado después de descubrir el fraude?

Un mes, según el artículo 414 del Código de Trabajo, contado desde que se dio la causa o se conocieron los hechos. Si la empresa sigue un procedimiento sancionador, notificar la intención de sanción dentro de ese mes reinicia el plazo hasta que la empresa esté en posibilidad de resolver — salvo que el procedimiento se paralice por culpa del propio patrono.

¿Puede la empresa revisar el correo del empleado durante la investigación?

Sí, si se trata de sistemas provistos por la empresa y existe una política interna clara y conocida por el trabajador. Las comunicaciones estrictamente personales mantienen protección constitucional bajo el artículo 24 de la Constitución.

¿Basta con “perder la confianza” en un empleado para despedirlo sin responsabilidad patronal?

No. La Sala Segunda exige un hecho objetivo comprobable —como robo, competencia desleal o revelación de secretos— que haga insostenible la relación laboral; la sola sospecha subjetiva del patrono no es suficiente.

¿Qué delito aplica cuando un empleado desvía fondos de la propia empresa?

Generalmente la administración fraudulenta (Art. 222 Código Penal), con pena de 2 meses a 3 años si el monto no excede diez salarios base, o de 6 meses a 10 años si lo excede. Es distinta de la Ley 9699, que persigue a la empresa, no al empleado.

¿Una investigación interna puede ayudar a la empresa si el caso llega a ser penal?

Sí. Bajo la Ley 9699, una investigación interna bien documentada y una colaboración efectiva con el Ministerio Público pueden considerarse atenuantes de la responsabilidad penal de la persona jurídica.

Lectura recomendada

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Este artículo tiene fines informativos y no sustituye la asesoría legal individualizada. Las leyes y su interpretación jurisprudencial pueden cambiar; consulte siempre con un abogado antes de tomar decisiones basadas en este contenido.